É muito comum, aos pequenos e microempresários, terem problemas de atualização funcional das rotinas trabalhista, principalmente, quando se depararem com reclamações trabalhistas, fiscalizações do Ministério do Trabalho e Previdência Social. Na verdade, esse tipo de obrigações, em sua maioria, são transferidas a terceiros que lhes prestam assessoria contábil e trabalhista, e geralmente, esses terceiros não se constituem de profissionais qualificados para atender as demandas das legislações trabalhista e previdenciária.
Não é o caso das empresas de Assessoria Contábil bem constituídas. Essas são geralmente, assessoradas por outras empresas ou profissionais qualificados que podem oferecer um bom atendimento. Porém, o valor cobrado por essas empresas, quase sempre, estão fora do alcance da maioria dos micro e pequenos empresários.
Com base nessa premissa, elaboramos uma orientação básica da rotina do Departamento Pessoal de uma empresa, a começar pelos procedimentos e a documentação necessária para facilitar o cliente no atendimento em caso de fiscalização.
Procedimentos básicos
À fiscalização, será permitida livre acesso aos documentos fiscais e trabalhistas da empresa, Inclusive, ao fiscal do trabalho, será permitido visitar todas as dependências da empresa. Dificultar o trabalho do fiscal é piorar a situação, porque, a empresa vai ser penalizada com multas administrativas pesadas e não vai evitar que a fiscalização seja efetuada. Essa, deverá ocorrer até sob proteção policial, se for o caso.
Não é o caso das empresas de Assessoria Contábil bem constituídas. Essas são geralmente, assessoradas por outras empresas ou profissionais qualificados que podem oferecer um bom atendimento. Porém, o valor cobrado por essas empresas, quase sempre, estão fora do alcance da maioria dos micro e pequenos empresários.
Com base nessa premissa, elaboramos uma orientação básica da rotina do Departamento Pessoal de uma empresa, a começar pelos procedimentos e a documentação necessária para facilitar o cliente no atendimento em caso de fiscalização.
Procedimentos básicos
À fiscalização, será permitida livre acesso aos documentos fiscais e trabalhistas da empresa, Inclusive, ao fiscal do trabalho, será permitido visitar todas as dependências da empresa. Dificultar o trabalho do fiscal é piorar a situação, porque, a empresa vai ser penalizada com multas administrativas pesadas e não vai evitar que a fiscalização seja efetuada. Essa, deverá ocorrer até sob proteção policial, se for o caso.
Comportamento ao receber a visita da fiscalização
*receber e acatar a notificação da fiscalização;
*comunicar de imediato o fato a TDM e/ou a sua consultoria Contábil;
*separar as pastas com os respectivos documentos solicitados;
*no início da fiscalização, solicite a presença de um representante da TDM ou de sua consultoria Contábil;
*qualquer dúvida que envolva a parte trabalhista, procurar esclarecer sempre com a TDM;
*Manter em lugar de fácil acesso para o pronto atendimento à fiscalização, os seguintes documentos: cartão do CNPJ dos estabelecimentos solicitados; livro de Inspeção do Trabalho; livro ou Ficha Registro de Empregados(atualizados); CTPS dos empregados (atualizadas); fichas de salário-família; cadernetas de vacinação dos filhos menores até sete anos; declaração de freqüência escolar dos filhos menores com mais de sete anos; declaração de vida e residência dos filhos; omprovante de freqüência escolar dos filhos até 14 anos; declaração de dependentes para Imposto de Renda; quadro de horário de trabalho; controle de freqüência dos empregados; relações de empregados CAGED; RAIS anual; PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador;
PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional; PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais; CIPA– Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (+20 Empregados);
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário; dossiês de empregados; convenção Coletiva de Trabalho da Categoria; arquivo de Guias de GPS (INSS), GFIP e GRFP (FGTS), Contribuição Sindical; arquivo de Folhas de Pagamento; avisos e recibos de Férias; termos de rescisões de contrato de trabalho; recibos de pagamento de Pagamento. lários(Contra-cheques);
*comunicar de imediato o fato a TDM e/ou a sua consultoria Contábil;
*separar as pastas com os respectivos documentos solicitados;
*no início da fiscalização, solicite a presença de um representante da TDM ou de sua consultoria Contábil;
*qualquer dúvida que envolva a parte trabalhista, procurar esclarecer sempre com a TDM;
*Manter em lugar de fácil acesso para o pronto atendimento à fiscalização, os seguintes documentos: cartão do CNPJ dos estabelecimentos solicitados; livro de Inspeção do Trabalho; livro ou Ficha Registro de Empregados(atualizados); CTPS dos empregados (atualizadas); fichas de salário-família; cadernetas de vacinação dos filhos menores até sete anos; declaração de freqüência escolar dos filhos menores com mais de sete anos; declaração de vida e residência dos filhos; omprovante de freqüência escolar dos filhos até 14 anos; declaração de dependentes para Imposto de Renda; quadro de horário de trabalho; controle de freqüência dos empregados; relações de empregados CAGED; RAIS anual; PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador;
PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional; PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais; CIPA– Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (+20 Empregados);
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário; dossiês de empregados; convenção Coletiva de Trabalho da Categoria; arquivo de Guias de GPS (INSS), GFIP e GRFP (FGTS), Contribuição Sindical; arquivo de Folhas de Pagamento; avisos e recibos de Férias; termos de rescisões de contrato de trabalho; recibos de pagamento de Pagamento. lários(Contra-cheques);